Подписание документа с помощью ЭЦП

Часто возникают ситуации, когда бумага, требующая электронной подписи, находится вне информационных систем со встроенными механизмами визирования и проверки.

Именно для таких случаев существует несколько вариантов заверки документа при помощи квалифицированной электронной визы. Как подписать документ с помощью ЭЦП и что потребуется в процессе – читайте далее.

Инструменты для подписи электронной бумаги

Для визирования любого документа в электронном формате необходимо:

1. окончательный вариант редакции бумаги – внесение в него изменений после подписи станет невозможным;
2. актуальный квалифицированный сертификат. Согласно законодательству России, только он имеет юр.силу и приравнивается к собственноручной подписи. При использовании неквалифицированной цифровой подписи (ЦП), потребуются дополнительные бумаги – соглашение сторон и т.п.

Очень важно соблюсти технические и программные требования.

На компьютере, использующемся для визирования документов, должно быть установлено специальное ПО, без которого невозможно завизировать документы.

ПО для создания электронно-цифровой подписи (ЭЦП) – это плагины, веб-сервисы и т.д. В зависимости от версии MS Word, установленной на ПК, можно использовать разные способы заверки документов при помощи ЭЦП.

Так, для версий 2003 и 2007 не потребуется использования дополнительных программ, а вот для более свежих версий Word, нужны специальные плагины или ПО — «КриптоПро Office Signature».

Предварительные настройки ПК и способы подписания бумаг

Прежде чем приступать к подписанию документа с помощью ЭЦП, нужно произвести некоторые настройки компьютера:

• установить КриптоПро CSP0 или 5.0. Именно средство криптографической защиты информации (СКЗИ) участвует в генерации подписи. Именно оно при помощи алгоритмов криптошифрования преобразовывает информацию с закрытого ключа. ПО можно бесплатно скачать на оф.сайте ООО «КРИПТО-ПРО» — пробная версия действительна 90 дней, далее необходимо приобрести лицензию для каждого ПК, где будет использоваться ЭЦП, отдельно. Лицензию можно приобрести на год или же бессрочную;
• запустить установщик драйверов и пользоваться его подсказками. Ссылку на скачивание драйвером можно найти на сайте компании;
• выданные УЦ личный и корневой сертификаты необходимо сохранить на компьютер. Для этого следует использовать CryptoPro. Оба сертификата будут храниться в «Корень консоли» — корневой в папке «Доверенные», а личный, соответственно, в «Личное»;
• произвести настройку браузера. Для этого необходимо установить плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in и скачать расширение.

ЭЦП бывает прикрепленной (является частью документа) и открепленной – представляет собой отдельный файл. Есть два варианта, как подписать документ Word и Excel Microsoft Office:

1. используя функционал самой программы MS Word. Дополнительно могут понадобиться специальные плагины;
2. при помощи вспомогательного ПО. Например, КриптоАРМ;
3. используя веб-сервисы, такие как Крипто.Контур.

Чтобы у получателя документа не возникало проблем с распознаванием и проверкой ЭВ, следует использовать ту же версию MS Word, что установлена на компьютере адресата.

Гос.органы, принимающие отчетность в электронном виде, помимо основных требований к документам, также указывают в каком формате должны быть предоставлены отчеты – в какой версии MS Word созданы.

Стоит отметить, что хоть MS Word 2003 и 2007 удобны в использовании и создание в них подписи не требует установки дополнительных плагинов, они уже устарели. Соответственно, если на ПК адресата установлена более новая версия программы, ЭЦП не отобразится.

Как подписать PDF-документ или документ в MS Word пошагово:

• Найти в меню пункт «Параметры».
• Кликнуть на «Безопасность», а затем на «ЦП».
• В открывшемся реестре загруженных подписей выбрать нужную и подтвердить выбор.
• Программа запросит секретный ключ от контейнера, после его ввода нужно подтвердить операцию – «Ок».

Для MS Word 2007 алгоритм практически аналогичен. Разница лишь в том, что вначале необходимо кликнуть на «Подготовить» – «Добавить ЦП». Значок, подтверждающий наличие визы будет отображен внизу страницы.

Визирование при помощи КриптоПро Office Signature

Плагин КриптоПро Office Signature создан для подписания документов в новых версиях MS Word – от 2007 и выше.

Стоит отметить, что MS Word 2007 можно использовать как с плагином, так и без, а вот более подписать документы, созданные в более новых версиях программы, удастся только при наличии установленного на ПК КриптоПро Office Signature.

КриптоПро Office Signature – это дополнение, устанавливаемое для расширения возможностей MS Word. Как самостоятельная программа эта утилита не используется.

Скачать плагин можно на сайте cryptopro.ru. Первые 90 дней использования программы являются пробными (демо), далее необходимо приобрести лицензию, номер которой вводится в настройках.

Чтобы открыть поле для ввода, нужно следовать такому алгоритму: «Пуск» – «КриптоПро» –  «CryptoPro Office Signature» – «Все задачи» – «Серийный номер».

Основная задача, для чего подписывать документ – подтвердить его подлинность и защитить от возможных изменений. Заверка файла Word с помощью КриптоПро Office Signature проходит в несколько шагов:

1. открыть меню файла и перейти в «Добавить ЦП»;
2. выбрать актуальную ЭЦП;
3. кликнуть «Ок»;
4. завершить процедуру подтверждением своих действий.

Информация о заверке файла и невозможности внесения изменений отобразится в его меню (вкладка «Сведения»). Внизу страницы появится значок подписи, при нажатии на который справа от текста отобразится информация о актуальности ЭЦП.

Советуем материал: Электронная цифровая подпись для Сбербанк АСТ.

Прикрепление ЭЦП при помощи КриптоАРМ

КриптоАРМ – это специальная программа, разработанная специалистами ООО «Цифровые технологии». В нее встроены механизмы, которые генерируют ЭЦП и могут зашифровать и распознать файлы любого формата и размера.

Программа имеет несколько тарифов и, соответственно, несколько вариантов комплектации функционала.

Бесплатная версия, использующая встроенные СКЗИ OC Windows – «КриптоАРМ Старт», имеет наименьший функционал.

Остальные версии софта платные (демо-период составляет 14 дней) – «Стандарт Плюс», «Терминал» и «СКЗИ КриптоАРМ 5». Скачать ПО можно на оф.сайте «Цифровые технологии».

После скачивания файла загрузки, необходимо войти в систему на правах администратора и приступить к установке. Стоит отметить, что при установке платной версии после окончания демо-периода софт автоматически переходит на пакет «Старт». Чтобы продолжить пользоваться расширенным функционалом, следует оплатить лицензию.

Как подписать графический файл в КриптоАРМ:

1. Запустить ПО.
2. На верхней панели открывшегося окна выбрать «Подписать», после чего активируется Мастер создания.
3. Перейти в «Выбор файлов» и загрузить формы, кликнув «Добавить».
4. Выбрать окончательный формат, а также место хранения. Нажать «Далее».
5. Во вкладке «Параметры подписи» необходимо оставить комментарий, а также выбрать тип (прикрепленная/открепленная). Кликнуть «Далее».
6. Выбрать ЭЦП из реестра.

Информацию можно сохранить в профиль для автоматического создания ЭЦП в будущем. Завершение операции производится нажатием кнопки «Готово».