Процесс передачи электронно-цифровой подписи третьим лицам никак не урегулирован на уровне законодательства РФ.
Таким образом, владельцы цифровых подписей должны быть готовы к спорам с контролирующими органами, в случае принятия решения о передаче ЦП своим сотрудникам.
Если заведомо ложную бумагу или документ с ошибками подписало третье лицо, имеющее доступ к ЭЦП, то ответственность все равно будет нести владелец электронной визы.
Этот факт обязательно нужно учитывать при выборе доверенного лица.
Однако у руководителя есть шанс снять с себя ответственность, доказав факт незаконного получения доступа третьих лиц. О таких случаях обязательно сообщать в удостоверяющий центр. В подобных ситуациях актуально оформить акт-приема передачи ЭЦП другому лицу и сделать процесс использования подписи более безопасным.
Возможность передачи ЦП третьему лицу
ФЗ №63 от 06.04.2011г регулирует правила использования подписей. Также в этом ФЗ содержится и определение ЦП – набор символов, который крепится к электронному документу, подтверждая его подлинность.
Используется такой способ визирования для ведения электронного документооборота и подтверждения не только подлинности бумаг, но и личности владельца ЭЦП.
Согласно этому же ФЗ, существует несколько типов подписей:
- простая – идентификация личности при помощи логина и пароля;
- усиленная квалифицированная – ее эксплуатация предполагает использование методов криптографического шифрования. Выдается такая ЭЦП не аккредитованными УЦ;
- усиленная квалифицированная – приравнивается к собственноручной, обладает наибольшей степенью защищенности. Выдается аккредитованными Минкомсвязи УЦ.
В ходе процедуры выдачи готовой подписи клиенту, должен быть подписан акт приема-передачи ЭЦП со всеми необходимыми ключами, логинами и т.д.
Согласно акту, ответственность за конфиденциальность ЭЦП возлагается на ее владельца – это также прописано в ст.10 ФЗ №63. Исходя из этого, законное предоставление права пользования ключом третьим лицам невозможно.
Однако, с согласия владельца и при полном его контроле правомерности действий, допустимо создать условия для визирования документов при помощи подписи другими работниками.
Юридическая сила акта
Согласно ФЗ №63, владелец подписи должен:
- обеспечить сохранность и конфиденциальность закрытого ключа ЦП;
- предотвратить ее использование сторонними людьми;
- в случае возникновения подозрений у владельца о нарушении конфиденциальности закрытого ключа, использовать визу только через УЦ.
Таким образом, можно сделать вывод, что акт приема-передачи ЭЦП сотруднику не обладает полной юридической силой. Стоит отметить, что сама передача подписи может быть осуществлена только в рамках компании, руководителем которой является ее владелец.
Если же возникает необходимость использование подписи на внешних ресурсах, обязательно выслать письменное подтверждение передачи ЦП каждому участнику.
Необходимость формирования акта передачи
Зачастую, передача ключа ЭЦП доверенным лицам происходит с целью экономии времени руководителя.
В случае, если владельцу поступает множество бумаг на подпись, с потоком которых он не справляется, или же из-за такого объема входящей корреспонденции, требующей визирования, есть вероятность упустить выгодный контракт, руководитель передает ЦП доверенному лицу – главному бухгалтеру, юристу и т.д.
Согласно ГК РФ 160, электронная виза может использоваться исходя из ФЗ №63 или по соглашению сторон (согласно акта передачи ЭЦП).
Поскольку процесс приема – передачи ЭЦП не урегулирован на законодательном уровне, единой формы составления акта не существует. Соглашение составляется в свободной форме, образец акта-приема передачи ЭЦП можно скачать по ссылке.
При этом стоит учесть, что акт обязательно должен содержать следующую информацию:
- личные данные владельца;
- личные данные лица, в пользу которого происходит передача прав на пользование электронной подписью;
- дата вступления акта в силу;
- дата окончания действия соглашения – в некоторых случаях указывается, что соглашение прекращает свое действие при заключении нового соглашения о прекращении действия предыдущего;
- перечень действий, для которых предоставлена подпись (например, для подписания только бухгалтерских документов);
- обязанности сторон;
- собственноручные подписи каждой из сторон соглашения.
За помощью в составлении актов передачи можно обратиться к нотариусам. Однако далеко не все они согласны заверять такие соглашения.
Это обусловлено отсутствием законодательного регулирования процесса передачи ЭЦП, а соответственно, в случае возникновения каких-либо споров, нотариуса, заверившего такой акт, могут привлечь к ответственности за создание фальсифицированных бумаг.
Составление акта
Зачастую, письменное соглашение на передачу ЭВ составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается у владельца, а другой хранится у лица, получившего право пользования ЭЦП.
Также могут быть созданы дополнительные экземпляры – для нотариуса, юр.отдела компании или УЦ. Поскольку ФЗ не регулирует моменты передачи, единого бланка или образца соглашения не существует, оно составляется в свободной форме.
В документе желательно указать дополнительную информацию о владельце ЭЦП, лице, которое наделяется правом использования подписи, а также условия использования.
Копию бумаги рекомендуется отправить заказным письмом в УЦ. Также, при наличии возможности, следует нотариально заверить акт.
Ответственность за использование чужой подписи
Ответственность за использование ЭЦП третьими лицами полностью лежит на владельце. Это прописано в ФЗ №63. Это условие относится и к тем случаям, когда лицо, официально получившее доступ к сертификату, использует его в своих целях.
В случае возникновения такой ситуации, владелец может выставить требования моральной или финансовой компенсации – разбирательства будут происходить согласно УК РФ.
Юр.сила квалифицированной подписи приравнивается к собственноручной. Передать ее кому-либо не представляется возможным.
Рассматривая вопрос с юридической стороны, передача ЭЦП равносильна передачи третьему лицу своей руки для подписания бумаг. Стоит отметить, что одним из пунктов ФЗ №63 является обязанность владельца ЭЦП обеспечить конфиденциальность сертификата.
Т.е. он должен не допустить передачи третьим лицам токена, паролей и т.д. Именно владелец несет ответственность за сохранность своей электронной подписи.
Интересная статья: Как и где найти сертификат ЭЦП на компьютере?
Альтернативы
Предоставлять права на использование собственной ЦП третьим лицам – весьма рискованная затея.
Логичнее обратиться в УЦ для создания индивидуальных ключей отдельным сотрудникам, предоставляя каждому из них ограниченные полномочия и привилегии.
Единого образца акта также не существует, однако образец для передачи сотруднику доступен для скачивания по ссылке.
В случае мошеннических действий со стороны доверенных лиц, ответственность будет лежать непосредственно на владельце. Кроме того, доказать факт такого мошенничества весьма трудно – зачастую, дела рассматриваются судебными органами по нескольку лет.
