Электронный документооборот пользуется все большей популярностью.
По данным ФНС (речь идет о крупных городах) около 45 % предпринимателей и юрлиц подают налоговые отчеты в электронном виде. Плюсы очевидны – не требуется личное присутствие, экономится время.
Чтобы подтвердить авторство и юридическую значимость документа, исключить возможность измененияданных, юрлицам нужно получить сертификат электронной подписи. Какая ЭЦП подойдет для использования юридическим лицом, как и где ее можно получить – читайте далее.
Электронная подпись – что это?
Если говорить простыми словами, то ЭЦП – это уникальный набор символов и цифр (комбинации не повторяются).
Для создания подписи используется специальный алгоритм, поэтому подделка электронной подписи также исключается. Для работы требуется установка на компьютер специального программного обеспечения (сертификата), которое само по себе не является полным файлом.
Поэтому даже при условии заражения компьютера вредоносной программой, хищение или копирование ключа не имеет смысла.
Документ, подписанный ЭПЦ, оформленной в соответствии с требованиями, имеет равноценную юридическую значимость, как и его бумажный аналог, заверенный рукописной подписью и печатью организации. Средний срок ее действия – 12 месяцев.
После оформления заказчику передается USB-токен. По виду напоминает миниатюрную флешку, но «начинка» не карта памяти, а микросхема с записанной информацией в зашифрованном виде.
Стереть или изменить записанную информацию самостоятельно просто невозможно, а специализированное оборудование имеют только удостоверяющие центры.
ЭЦП для юридических лиц, какие бывают
Самый простой пример электронного ключа – это СМС-код, который используется для верификации пользователя (на сайте, в личном кабинете интернет-банкинга).
Для оформления электронных документов, имеющих юридическую силу, применяется усиленная электронная подпись для юридических лиц (в соответствии с ФЗ-63). Усиленная электронная подпись бывает нескольких видов.
Неквалифицированная – устаревший вариант, представляет собой шифр, который записывается непосредственно в цифровой сертификат.
Из недостатков – ограниченные сферы применения. Действительна при оформлении запросов на портале Госуслуг, может оформляться физлицами, подходит для заверения электронных документов.
При оформлении пользователь получает 2 ключа. Открытый – используется для установки в ОС, содержит базовую информацию о владельце. Закрытый – нигде не публикуется, хранится на USB-токене (для использования нужно дополнительно ввести пароль, который выдается владельцу вместе с ключами).
Квалифицированная – это усовершенствованная версия ЭПЦ. Электронный и ключ дешифровки создается при помощи криптографического преобразования информации.
Такая ЭП считается более защищенной. Для полноценной работы с квалифицированной подписью требуется установка специального программного обеспечения (например, КриптоПро или плагина для браузера).
С юридической точки зрения обе вариации ЭЦП для юридических лиц разрешены к использованию на законодательном уровне. Разница лишь в сфере применения.
Например, если основная деятельность компании подразумевает участие в электронных торгах, аукционах, то требуется оформление квалифицированной ЭП. Поскольку именно такая разновидность ЭП снимает практически все ограничения при использовании данного инструмента.
Интересный материал: Облачная квалифицированная электронная подпись: установка, кому она нужна?
Где можно получить?
Заявку на получение электронной подписи можно оставить в специализированных удостоверяющих центрах.
Важно: право на выдачу электронных сертификатов имеют организации, получившие аккредитацию. Проверить УЦ можно на официальном сайте Минкомсвзязи (по ИНН).
Также на ресурсе представлен полный перечень аккредитованных организаций с указанием наименования, организационно-правовой формы, адреса местонахождения и УЦ, деятельность которых приостановлена.
При выборе УЦ для получения электронной подписи для юридического лицастоит учитывать, что не каждый из них выдает все виды подписей. Например, некоторые не могут предоставить заявителям возможность получить USB-токен. Узнать всю необходимую информацию можно непосредственно у представителей удостоверяющего центра.
Основные правила при выборе УЦ
Выбор УЦ производится на усмотрение заявителя. Основные критерии – стоимость услуг, время на оформление ЭП. При сравнении нескольких удостоверяющих центров стоит учитывать также:
- возможные области применения предоставляемой ЭПЦ;
- аккредитация (список аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Минкомсвязи);
- наличие/отсутствие дополнительных услуг, которые действительно нужны заявителю.
Не стоит обращаться к посредникам. Как правило, такие фирмы просто передают данные заявителя в удостоверяющий центр за дополнительное вознаграждение. Это в лучшем случае. В худшем – можно остаться и без оформленного сертификата и без денег. Поэтому лучше оформлять ЭП,
Для оформления ЭП нужно подать заявку. От дополнительных услуг, предоставляемых за отдельную плату, можно отказаться. Такая возможность предусмотрена на законодательном уровне.
Как правильно заполнить заявку?
Заявку можно оформить на сайте УЦ, в личном кабинете пользователя. Процедура регистрации стандартная и занимает минимум времени.
Для начала нужно заполнить информацию о владельце (сотруднике), который будет пользоваться ЭП: ФИО, дата рождения, серия, номер паспорта.
Данные в заявке и паспорте должны полностью совпадать. По возможности нужно сразу указать должность сотрудника (если владелец ЭП не является директором предприятия), СНИЛС и контактные данные для обратной связи.
Следующий этап – это заполнение адреса электронной почты. Впоследствии на указанный электронный ящик будет приходить информация о статусе заявки, данные о сроках действия сертификата.Перед отправкой стоит внимательно проверить правильность заполнения данных. Повторное оформление ЭП – это дополнительные траты.После заполненную форму заявления нужно распечатать и подписать.
Используются только синие чернила, подписывать документ должен заявитель. Если сертификат оформляется на сотрудника, то заявление подписывает он (необходимо приложить копию нотариально доверенности на получение и право использования ЭПЦ).
На завершающем этапе для ускорения процесса рассмотрения заявки все документы нужно отсканировать. Сотрудник УЦ проверит правильность оформления, при необходимости укажет на ошибки. Требования к документам:
- изображение должно быть цветным и легкочитаемым;
- максимальный размер файла – 10 Мб, формат — pdf
- одна страница – один документ (обрезки, разрыва не допускаются);
- объем – не менее 200 и более 400 dpi.
После останется отправить заявку и сканы документов. Для получения сертификата нужно обратиться в УЦ с оригиналами документов.
Советуем статью: Как получить электронную подпись на портале госуслуг?
Заключение
ЭЦП – это удобный инструмент для заверения электронных документов, верификации пользователя на портале Госуслуг.
Для юр.лиц оптимальный вариант – это получение усиленной ЭЦП, которая позволяет верифицироваться не только на портале Госуслуг, но и участвовать в электронных торгах и аукционах. А также отправлять отчетность в ФНС, заказывать и получать выписки из ЕГРЮЛ, ЕГРИП без необходимости личного присутствия.
