ЭЦП может применяться в электронном документообороте и является полноценным аналогом собственноручной подписи.
Для оформления сертификата необходимо обратиться в удостоверяющий центр, как лично, так и доверив процедуру оформления законному представителю. Возможность получения ЭЦП по доверенности закреплена на законодательном уровне (ФЗ-63).
Рекомендации и особенности
Поскольку какого-то единого рекомендованного бланка доверенности на получение ЭЦП для юридических лиц нет, документ составляется по стандартному шаблону с указанием информации о заявителе (лице, на чье имя оформляется сертификат) и представителе (кто будет получать цифровой ключ).
При обращении к нотариусу необходимо:
- Указать законного представителя, определиться с перечнем передаваемых полномочий (просто получить ЭПЦ или использовать ее для дальнейшей работы, например, для передачи отчетности в налоговую);
- Передать нотариусу необходимые документы, подтверждающие личности доверителя (будущего владельца сертификата) и поверенного (человека, действующего от имени заявителя), оплатить пошлину.
- После останется подписать (в присутствии нотариуса) и забрать документ. Личное присутствие заявителя обязательно, поскольку без его подписи документ считается ничтожным (не имеющим юридической силы). Подпись представителя не обязательна, но при необходимости можно добавить соответствующую строку.
Оформление доверенности на получение электронной подписи обычно проходит без каких-либо проблем, если придерживаться описанного алгоритма.
Как выглядит образец документа?
Получение ЭЦП по доверенности регламентируется ФЗ-63, в котором есть подробные разъяснения правил по оформлению и использованию ЭЦП.
Также в законе указан перечень документов, которые представляются в удостоверяющий центр для регистрации цифрового сертификата.Представителем владельца ЭЦП могут быть как юридические, так и частные лица.
Если возникли трудности с составлением, примерный образец доверенности на получение ЭЦП можно скачать на официальных сайтах УЦ и по ссылке ниже. Документ составляется с учетом требований, указанных законодательством, в противном случае доверенность будет признана недействительной.
Что необходимо указывать?
В текст доверенности на получение ключей ЭЦП обязательно включаются следующие данные:
- данные о владельце сертификата (лица, оформляющего ЭЦП) и поверенного (кто будет получать сертификат от имени доверителя);
- паспортные данные (для физлиц), для организаций – полное наименование, реквизиты, информация о руководителе;
- если доверенность составляется от имени директора организации, в текст обязательно включается информация о его назначении на должность (номер и дата соответствующего приказа, например);
- перечень прав, которыми наделяется представитель заявителя (например, передавать и заполнять необходимые документы при обращении в удостоверяющий центр, получать инструкции по безопасному использованию ЭЦП);
- дата составления;
- период действия;
- подпись доверителя.
Можно добавить пункт, запрещающий/разрешающий законному представителю право передоверия полномочий в целях безопасности.
Копии документов может заверить директор компании либо уполномоченное лицо (начальник отдела кадров, бухгалтер), если поверенное лицо действует в интересах юрлица. Представителю физлица помимо копии, понадобится оригинал документа, удостоверяющего личность, для проверки данных.
Какие доверенности бывают?
Доверенность на получение ЭЦП для юридических лиц– это документ, дающий право представителю действовать в интересах доверителя или совершать от его имени какие-либо действия.
В данном случае – обращаться в УЦ для оформления заявления и получения ключа ЭЦП. Доверителем может выступать как организация (юрлицо), так и ИП, физлицо.
Доверенность может быть рукописной и заверенной у нотариуса. Первый вариант подходит только для юрлиц, работающих с печатью.
Документ составляется непосредственно руководителем организации или уполномоченным сотрудником (главным бухгалтером, например) на фирменном бланке с указанием наименования, реквизитов, организационно-правовой формы.
После заверяется печатью компании и подписью составителя. Те же правила относятся к индивидуальным предпринимателям, работающим с печатью. Для физлиц и ИП без печати для получения электронной подписи необходимо оформление нотариально заверенной доверенности.
Как получить такую доверенность?
Процедура получения ЭПЦ по доверенности ничем не отличается от оформления электронной подписи самим заявителем.
Единственное отличие – к набору документов добавится доверенность на получение сертификата ключа,копия паспорта и согласие доверенного лица на обработку, проверку персональной информации.
После подготовленный пакет документов необходимо передать в выбранный удостоверяющий центр. Сроки изготовления цифровых сертификатов в этом случае не меняются и в среднем занимают от 3 до 5 дней.
Оформление электронного ключа представителем возможно и при обращении в многофункциональный центр.
Подача заявления осуществляется аналогичным образом, только в список передаваемых документов помимо оригинала доверенности добавляется еще и скан-копия. Сроки рассмотрения заявления в МФЦ составляют около 2 недель.
Комплект документов передается в УЦ в период действия доверенности, поэтому стоит устанавливать сроки с учетом времени на рассмотрение и изготовление рутокена. Если пункт о сроке действия не включен, документ будет оставаться действительным вплоть до исполнения доверенным лицом своих обязательств.
Что касается юридических рекомендаций, то прописывать определенный срок действия доверенность на получение ЭЦП в казначействе или для других целей все-таки стоит, хотя бы из соображений безопасности.
Дело в том, что по одной и той же доверенности можно обратиться в УЦ дважды. При этом выдается новый сертификат, а старый, соответственно аннулируется. В результате сотрудник может воспользоваться новым сертификатом в собственных интересах. Также стоит оформлять 2 копии документа – по одному для каждой стороны.
В тексте необходимо указывать, что представитель заявителя вправе не только заполнять и передавать в удостоверяющий центр необходимые бумаги, но и получать сертификат и ключ проверки ЭПЦ.
Также подписывать акты о поучении сертификата, получать сопутствующее программное обеспечение для последующей работы с ЭП, знать информацию о сертификате. В противном случае получать сертификат придется самому владельцу электронной подписи.
Советуем статью: Электронная подпись для СМЭВ.
Итоги
Если ЭЦП оформляется непосредственно для руководителя, то удобней будет воспользоваться услугой курьерской доставки, которая предлагается многими УЦ.
Плюс есть возможность инсталляции необходимого программного обеспечения и консультация по всем интересующим вопросам.
Итак, процедура получения сертификата электронной подписи по доверенности практически ничем не отличается от личного обращения в удостоверяющий центр.
Юридические лица могут составлять документ самостоятельно, заверив его печатью организации. Частные лица и ИП, работающие без печати должны заверять доверенность нотариально.
