Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) оформляется только на определенный период времени. Зачастую, срок ее действия составляет не более 12 мес
Это связано с мерами безопасности, ведь электронная подпись содержит в себе секретную информацию о владельце. Также иногда срок действия подписи аналогичен сроку действия лицензии сопутствующего ПО.
Процедура продления сертификата ЭЦП происходит так же, как и процедура ее первичного оформления – необходимо снова подавать заявку и получить ЭлП. Однако для повторного оформления ЭЦП не обязательно личное присутствие в удостоверяющем центре – можно пройти процедуру онлайн.
Срок действия подписи
ЭЦП, в отличие от собственноручной подписи, имеет ограничения по сроку эксплуатации.
Этот период четко установлен договором. Когда срок действия сертификата истекает, использовать такую подпись попросту невозможно, необходимо продление ЭЦП.
Невозможность использования подписи после окончания срока действия ее сертификата связана с:
- запретом ПО на формирование ЭЦП под каким-либо документом;
- если все же пользователю удастся сформировать подпись, срок действия которой истек, под какой-либо официальной бумагой, то просрочка все равно будет заметна для получателя документа. Цифровая подпись будет считаться недействительной, а документ — фальсифицированным.
В среднем срок действия ЭЦП составляет 1 год. По истечению этого периода необходимо продление ключей ЭЦП.
Манипуляции, предшествующие продлению сертификата
В большинстве случаев за месяц до окончания срока действия ЭЦП, владельцу приходит уведомление об окончании срока действия ЭЦП от удостоверяющего центра.
Очень важно подготовиться заранее к перевыпуску подписи, особенно если необходимо подать какую-либо отчетность по каналам связи.
До того, как начинать процедуру перевыпуска сертификата ключа, нужно проделать следующие манипуляции:
- убедиться в том, что срок электронной визы не истек до настоящего момента, а также перепроверить сохранность и целостность ключа (токена);
- убедиться в наличии действующей лицензии на ПО;
- проверить актуальность информации, содержащейся в ЭВ –Ф.И.О. владельца, правильность имени компании, адрес и т.д.
Если все перечисленные условия соблюдены, то возможно продление ЭЦП онлайн. Если же хотя бы 1 из условий не соблюдено, то необходимо лично обратиться в удостоверяющий центр (УЦ) и уточнить подробности прохождения процедуры продления, а также список необходимых для этого документов.
Продление подписи: как происходит и что нужно знать?
Начинать заниматься вопросом продления необходимо заранее – еще до окончания срока ее действия.
Законодательство лишь в общих чертах устанавливает правила продления периода работы сертификата. Все нюансы этого процесса устанавливаются непосредственно УЦ, предоставляющими данную услугу. Также УЦ устанавливают и период, когда необходимо подавать заявку на пролонгацию.
Зачастую УЦ устанавливают для клиентов правило, согласно которому для продления необходимо обратиться в центр не позднее, чем за 20 дней до окончания периода действия текущего сертификата.
Большинство УЦ предоставляет клиентам выбор – оформить перевыпуск подписи онлайн или же посетив офис лично. Каждый клиент вправе самостоятельно выбрать тот вариант, который для него является более комфортным. Поэтому ответ на вопрос куда обращаться для продления срока действия ЭЦП простой – в любой аккредитованный центр.
Удаленный формат продления
Большинство владельцев электронных подписей отдают свое предпочтение онлайн-формату продления. Для этого потребуется перейти на сайт УЦ, где оформлялась ЭЦП, и войти в личный кабинет (ЛК) на этом ресурсе.
Для прохождения авторизации и входа в ЛК может потребоваться введение различных данных – логина, ИНН, названия компании, номера договора с УЦ и т.п.
Далее необходимо ввести ключ аутентификации. Чтобы его найти, нужно кликнуть на «Место хранения», а затем, воспользовавшись функцией «Обзор», найти ключ и открыть его.
После успешной авторизации в ЛК, нужно перейти во вкладку «Услуги». Здесь можно найти все действия, доступные для проведения с ЭВ – пролонгирование, перевыпуск, блокировка, отзыв.
Выбрав пункт «Продление», нужно подать соответствующую онлайн-заявку. Этот вариант продления ЭЦП по упрощенной схеме отнимает минимум времени и актуален тогда, когда не требуется менять владельца подписи.
Важно! Всю информацию необходимо заполнять очень внимательно, чтобы не допустить ошибок или опечаток.
Заполнив все поля, которые содержит анкета-заявка, и перепроверив введенные данные, нужно кликнуть на «Подтвердить». Если пропустить хотя бы 1 раздел в анкете, то система автоматически отклонит заявку.
После отправки онлайн-заявки в ответ придет уведомление о принятии бумаги. Далее сотрудниками УЦ заявление будет рассматриваться, после чего заявителю отправляют уведомление с результатом. Сообщение с решением УЦ придет на указанный при регистрации адрес электронной почты.
Стоит отметить, что отследить стадию рассмотрения заявки можно в разделе «Услуги» — «Проверка статуса заявки». Для этого необходимо знать ее регистрационный номер (присланный в уведомлении о принятии на рассмотрение анкеты).
Решение о продлении придет в том случае, если все поля анкеты заполнены надлежащим образом, без ошибок и опечаток, согласно требованиям УЦ, и клиентом была произведена оплата услуги.
В уведомлении будет вставлена ссылка, перейдя по которой можно установить новые сертификаты ЭЦП. Для этого необходимо нажать на «Сохранить», указать путь сохранения – папку-хранилище, «Подтвердить». Проделав все манипуляции, на мониторе ПК высветится уведомление о том, что новые сертификаты установлены.
Если же клиенту комфортнее продлевать подпись лично, посетив офис УЦ, то все подробности прохождения процедуры необходимо уточнить у компетентного сотрудника центра.
Интересная статья: Как выглядит подписанный ЭЦП PDF и Word документ?
Пакет бумаг для продления ЭВ
Список документов, необходимых для продления, разнится для физ. и юр. лиц, ИП. Это обязательно нужно учитывать на этапе сбора бумаг для подачи в УЦ.
Физическим лицам необходимо предоставить лишь паспорт владельца ЭЦП, ИНН и СНИЛС. Для юр.лиц пакет бумаг объемнее:
- свидетельство о постановке на учет в ФНС;
- ИНН;
- паспорт и СНИЛС владельца ЭВ;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- документ, подтверждающий назначение лица на руководящую должность.
Для ИП список документов такой:
- заявление о продлении/выпуске/перевыпуске ЭЦП;
- свидетельство индивидуального предпринимателя;
- паспорт, ИНН, СНИЛС;
- выписка из ЕГРИП.
Во избежание перерывов в ведении электронного документооборота, необходимо заранее подумать о продлении срока действия сертификата.
Период действия ЭЦП всегда прописывается в договоре с УЦ, выпустившим подпись. Также система оповещает владельца ЭЦП о скором окончании срока ее действия примерно за месяц.
Законодательно установлено, на какой срок можно продлить электронную подпись – на те же 12 месяцев, в будущем возможно продление станет возможно на 24 месяца.
Стоит отметить, что в некоторых случаях может потребоваться также внеплановая замена визы, вне зависимости от срока ее действия. Это может быть связано с:
- владелец не уверен в безопасности использования действующего ключа – нарушена конфиденциальность информации;
- токен утерян или поврежден, что мешает его полноценному функционированию;
- внесенные в ЭЦП данные утратили свою актуальность – например, компания изменила название и т.п.
Если стоит задача продления ЭЦП со сменой владельца, процедура остается прежней, как и при обычном продлении. Однако потребуется вписать в заявлении новые данные и само заявление заверить подписью нотариуса.
