В век технологий многие документы не приходится распечатывать – достаточно электронного формата с наличием электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
ЭЦП – это способ подписи электронных документов. Такой способ можно использовать, чтобы завизировать бухгалтерские отчеты, налоговые, даже простые письма иногда требуют наличия ЭЦП.
Для визирования электронных документов используются программы «КриптоПРО» и «КриптоАРМ». Применять их можно на документах PDF и Word. Прежде чем приступить к их использованию, нужно изучить соответствующие инструкции.
Документы, требующие электронной подписи
В современном мире все реже документооборот ведется в бумажном виде. Электронные документы практически вытеснили бумажный вариант. В связи с такой тенденцией, подписание документов электронной подписью стало привычным процессом.
Например, говоря о сфере гос.закупок, наличие у сторон электронной подписи значительно облегчает работу.
Заказчики, получая заявки с ЭЦП, могут быть уверены, что имеют дело с реальными исполнителями, официально зарегистрированными. Более того, контракты, заключаемые впоследствии, набирают силу только после их визирования при помощи ЭЦП.
Существует еще ряд случаев, когда сложно обойтись без электронной подписи:
- подача отчетов в электронном формате в различные контролирующие органы – ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Если подписать документ электронной подписью онлайн, это значительно экономит время.
- ведение электронного документооборота требует наличия ЭЦП в обязательном порядке. Каждое электронное письмо визируется специальной программой, что заменяет мокрую печать и подпись руководителя, если бы документ был в бумажном формате.
- любой гражданин РФ, достигший 18 лет, может оформить ЭЦП, чтобы впоследствии подписывать документы электронной цифровой подписью.Это даст возможность визировать подаваемые заявки в различные государственные ведомства через портал Госуслуг, получить доступ к использованию личного кабинета на оф.сайте ФНС, подать заявку на оформление кредита и т.д.
- подача заявления в Арбитражный суд РФ. Так, в качестве доказательств можно предъявлять счета-фактуры, оф.письма, договоры и т.д., завизированные ЭЦП.
Важно! Согласно АПК РФ, ЭЦП является равнозначным аналогом собственноручной подписи.
Визирование электронного документа
Чтобы подписать электронной подписью документ pdf, понадобится:
- окончательная версия письма/отчета/заявления/др. После того как она будет завизирована ЭЦП, внести правки будет невозможно, поэтому перед подписью нужно тщательно перепроверять каждую бумагу;
- действующая квалифицированная ЭЦП. Согласно законодательству России, только такой вид электронной подписи имеет юридическую силу без заключения каких-либо дополнительных договоров между сторонами;
- наличие комплекса программ, установленных на ПК, для визирования документов при помощи электронно-цифровой подписи;
- плагин, веб-сервис или самостоятельная программа, создающая ЭЦП.
Без соблюдения последнего условия, осуществить электронное визирование документа невозможно. Специалистами разработано несколько вариантов программ для разного формата электронных бумаг.
Плагин для MS Office
При помощи плагина для MS Office, можно подписать документ электронной подписью в Word.
Это могут быть различные договоры – трудовые и хозяйственные, заявления в какие-либо гос.структуры, ВУЗы, иски в арбитражный суд и т.д. Главное условие – документ должен быть в формате Word или Excel.
Многие ошибочно полагают, что для того, чтобы поставить подпись в файле Word, достаточно воспользоваться его стандартной функцией – «Подписать документ».
Однако это не наделяет бумагу юридической силой. Чтобы официально завизировать текст Word, нужно установить на ПК специальное программное обеспечение – плагин. Один из вариантов таких программ — КриптоПро Office Signature.
Стоит отметить, что после установки программы, пользователю дается определенный период времени, в течение которого все функции программы доступны бесплатно. После необходимо будет произвести оплату.
Процедура осуществляется по следующему алгоритму:
- Войти в главное меню и кликнуть на пункт «Сервис». Перейти в «Параметры». После этого откроется окошко, в котором необходимо найти «Безопасность» и кликнуть на «Цифровые подписи».
- В высветившемся окошке нужно выбрать нужный сертификат ЭЦП из заранее установленных на ПК.
- Кликнуть на «Подписать» и ввести код ключевого контейнера.
- Электронная подпись поставлена, бумагу редактировать невозможно.
При использовании этого плагина нужно учесть некоторые нюансы:
- алгоритм может разниться в зависимости от версии MS Office, установленной на ПК. Так, если бумага подписана в одной версии Word, а проверяется в другой, может возникнуть ошибка проверки – некорректный результат;
- завизированный при помощи КриптоПро Office Signature документ доступен и готов к проверке на любом ПК, вне зависимости от того установлено на него идентичное ПО или нет.
Интересная статья: Как получить усиленную квалифицированную электронную подпись?
Плагин для документов PDF
Документы, созданные в формате PDF, визируется немного по-другому. Для использования подписи в таких программах необходим КриптоПро PDF.
Если использовать эту программу вместе с AdobeReader, она будет бесплатной. Для остальных же программ подобного рода, не взимается оплата только за тестовый период, далее необходимо оплачивать лицензию.
Изначально нужно скачать и установить на ПК Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro, чтобы работать с КриптоПро PDF.
Чтобы подписать документ PDF электронной подписью, нужно перейти в основное меню документа и выбрать в нем пункт «Работа с сертификатами», а затем кликнуть на кнопку «Подписание».
КриптоПро PDF автоматически предоставит список установленных подписей, чтобы пользователь выбрал одну из них, а затем уточнит место расположения подписи. Когда пользователь сделает выбор, подпись будет поставлена.
Отдельная программа для создания подписей
Иногда ЭЦП требуют и файлы других форматов. Например, *rar, *.jpeg, *.ppt, различные базы данных и т.д. Чтобы их завизировать, можно воспользоваться программой КриптоАРМ.
С ее помощью можно завизировать файлы непосредственно через их контекстное меню или же через главное окно самой программы. Далее программа предложит алгоритм действий, которому нужно следовать.
Советуем статью: Как получить электронную подпись для ИП?
Использование веб-сервисов для подписания электронных документов
Если нет возможности установить и настроить специальное ПО для ЭЦП на компьютер, можно воспользоваться одним из онлайн-сервисов визирования.
Контур.Крипто – это программа, позволяющая зашифровывать и расшифровывать эл.файлы, проверять ЭЦП и т.д. Чтобы работать в этой программе, необходимо пройти регистрацию и автоматическую установку ПО для криптографических операций.
Чтобы подписать документ электронной подписью Контур Крипто, нужно следовать такому алгоритму:
- загрузить документ, объемом до 100Мб, который требует электронного визирования;
- выбрать желаемую ЭЦП из установленных на компьютере;
- кликнуть «Подписать». Система автоматически создаст на сервере папку, в которой будет размещен сам документ, а также отсоединенная подпись к нему в формате *.sig.
Преимуществом Контур.Крипто является то, что можно отправить файл с подписью получателю без скачивания его на собственный ПК. Для этого необходимо воспользоваться функцией «Послать получателю».
Нюансы использования веб-сервиса Контур.Крипто:
- нельзя подписать бумагу, объем которой превышает 100Мб;
- программа доступна только для Windows;
- она позволяет проверить документ, подписанный электронной подписью.Это можно осуществить в любой программе, работающей с отсоединенными ЭЦП.
ЭЦП становится неотъемлемой частью современного мира. Работать с ней могут как физ., так и юр. лица, ИП. Благодаря визированию электронных документов, они приобретают юридическую силу и становятся равнозначны бумажным аналогам с мокрыми печатями и собственноручными подписями.
Для использования ЭЦП в ЭДО, необходимо иметь криптопровайдер, закрытый и открытый ключ, специальное ПО.
Благодаря электронной подписи, можно наделять юр.силой различные электронные документы форматов Word, Excel, PDF, *jpeg., *rar. и т.д.
